Projectadministratie geeft teams rust en inzicht

Werk je in een betrokken team, dan gaat iedereen tot het uiterste om de beste kwaliteit te leveren. De meeste tijd gaat naar klanten. De projectadministratie bijhouden voelt misschien niet altijd de hoogste prioriteit – achteraf zoek je wel uit hoeveel uren je daadwerkelijk bezig was. Maar wist je dat teams met een degelijke projectadministratie gemiddeld succesvoller zijn dan anderen?

Wat is projectadministratie?

Organisaties houden een projectadministratie bij om de voortgang en kwaliteit te bewaken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Informatie over de klant
• Randvoorwaarden van het project (bijvoorbeeld vastgelegd in een offerte)
• Planning en voortgang
• Urenregistratie door teamleden
• Contactmomenten
• Facturatie

Projectadministratie geeft rust

Teams die de projectadministratie bijhouden, ervaren gemiddeld meer rust dan anderen. Deze factoren zijn van invloed op de rust die een team ervaart:

• De afspraken en randvoorwaarden zijn duidelijk. Hierdoor hoef je niet steeds bij de klant of collega’s te controleren welk werk verricht moet worden.
• Teamleden hebben de juiste middelen en vaardigheden voor het project. Je werkt sneller en bent productiever, waardoor de kans groter is dat je het project op tijd afrondt.
• Teamleden hebben voldoende tijd om het project positief af te ronden. Deze uren zijn vastgelegd in de offerte en teamleden zijn voldoende uren ingepland op het project.
• Teamleden hebben inzicht in de planning en voortgang van het project. Zij kunnen daardoor ook beter hun eigen uren plannen.
• Er is tussentijds goede communicatie over de voortgang, zowel tussen teamleden als met de klant.

Minder budgetoverschrijdingen

Het succes van een project is niet alleen afhankelijk van de kwaliteit, maar ook van de winstgevendheid. Aan het eind van een geslaagd project is de klant tevreden en is winst gemaakt op het project.

Teams die met regelmaat uren registreren, houden zich beter aan de gestelde tijd en het budget. Wanneer teamleden zelf live inzicht hebben in de impact van hun uren op het totale budget, overschrijden ze gemiddeld tot vijftig procent minder vaak het budget. Omdat het budget minder vaak overschreden wordt, is er direct meer tijd beschikbaar om andere opdrachten tot een positief einde te brengen.

Software voor projectadministratie

Kleine organisaties houden de projectadministratie in het begin vaak bij in Excel, omdat het goedkoop is en iedereen ermee kan werken. Neemt het aantal klanten, projecten of medewerkers in omvang toe, dan wordt Excel al snel onoverzichtelijk en foutgevoelig.

Software voor projectadministratie is een relatief kleine investering, omdat je team er meer rust voor terugkrijgt en je beter kunt sturen op winstgevende projecten. Kies bijvoorbeeld voor best of breed software; een pakket waarbij je een facet van de projectadministratie vastlegt. Zo is TimeChimp bijvoorbeeld software voor urenregistratie, terwijl Timewax of Monday handig is voor de projectplanning. Het nadeel van deze software is dat ze maar een aspect behandelen; je hebt dus meer pakketten of integraties nodig voor een compleet overzicht van de projectadministratie.

All-in-one projectsoftware heeft als voordeel dat je al vanaf vijf medewerkers een volledig professionele projectadministratie hebt. Qua prijs is het overeenkomstig of voordeliger dan allerlei losse tools. De projectadministratie van Simplicate omvat bijvoorbeeld CRM, sales, offertes, projectadministratie, urenregistratie en facturatie in een pakket. Hierdoor hebben teamleden alle informatie bij de hand om een project succesvol af te ronden.

Maak tijd voor klanten

Projectadministratie bijhouden heeft dus veel voordelen: teams krijgen meer rust, inzicht en blijft veel vaker binnen budget. Het is misschien even wennen om de administratie dagelijks bij te houden, maar je wint uiteindelijk veel tijd. Daarmee maak je vaker handen vrij om te doen waar je de allerbeste in bent.